Технология Vendor Managed Inventory: запасы, которыми управляет поставщик
За прошедшие десятилетия технология Vendor Managed Inventory (VMI) приобрела признание во многих отраслях. То, что когда-то начиналось как эксперимент, сейчас стало бизнес-решением, предпочитаемым тысячами производителей, поставщиков, дистрибьютеров и ритейлеров.

Впервые технология VMI была опробована в 1992 году одним из крупнейших британских производителей спиртных напитков Whitbread Beer Company. С ее помощью Whitbread снизила запас продукции с 8 до 4 дней, а уровень сервиса возрос с 98,6 до 99,3%. Сегодня технологией уже пользуются такие гиганты бизнеса, как Walmart, Procter&Gamble, Gillette, MediaMarkt и многие другие. В России VMI внедрили у себя, например, Coca-Cola, Metro, Real и «Вимм-Билль-Данн».

Основной смысл данной технологии заключается в том, что поставщик берет на себя управление запасом дистрибьютера, т. е. поставщик имеет доступ к информации о запасе дистрибьютера и создает за него заказы на закупку. В этом случае уже можно использовать понятие Collaborated Forecasting, Stock and Replenishment Planning, или совместное с поставщиками и дистрибьютерами прогнозирование, планирование запасов и пополнения. Для примера разберем две разные бизнес-модели.
Типичная бизнес-модель

Когда дистрибьютер нуждается в товаре, он размещает заказ на поставку у поставщика. Дистрибьютер полностью контролирует время и размер размещаемого заказа. Дистрибьютер управляет планированием своего запаса.
Модель запаса, управляемого поставщиком (VMI)

Поставщик получает информацию о запасе и продажах дистрибьютера через канал системы электронных сообщений EDI или через интернет. Поставщик имеет доступ к каждому наименованию, которое хранится у дистрибьютера, видит текущие продажи и берет на себя функции размещения заказа для поддержания запаса дистрибьютера. Для этого поставщик должен обладать необходимыми компетенциями и технологиями в области прогнозирования и пополнения. VMI не меняет право собственности на товар, оно остается таким же, как и без VMI.
Совместное планирование, прогнозирование и пополнение

Совместное планирование, прогнозирование и пополнение (Collaborative Planning, Forecasting and Replenishment, CPFR) является стандартом, направленным на улучшение и поддержку интеграции цепи поставок. CPFR предоставляет лучшие практики по совместному управлению запасами, товарным пополнением и прогнозированием. Информация делится между поставщиками и позволяет удовлетворить спрос покупателя за счет непрерывного процесса пополнения товарного запаса, учитывая все потребности и особенности цепей поставок. Эффективность достигается за счет сокращения затрат на сбыт, товарный аудит, логистику и транспортные расходы всех вовлеченных партнеров. CPFR активно применяется в
процессе внедрения VMI.
Преимущества системы VMI

Основная цель процесса VMI — установление единых с поставщиками и дистрибьютерами целей, направлений и стратегии. Система обеспечивает бизнесу оптимизацию цепей поставок путем снижения товарно-материальных запасов, сокращения затрат и накладных расходов на поддержание запаса, снижения дефицита товаров, увеличения скорости обмена актуальными и точными данными, а также формирования заказа на пополнение товарно-материальных запасов.

Преимущества VMI для производителя:
Улучшенный анализ рынка;
Лучшее понимание покупательских предпочтений в результате налаживания прямой коммуникации с клиентом;
Увеличение продаж и защита от конкуренции за счет снижения отрицательного уровня запасов и оптимизации планирования продаж;
Оптимизация ресурсов, снижение уровня товарно-материальных запасов;
Сокращение возврата товаров за счет более точного планирования продаж;
Поддержка категорийного менеджмента.
Преимущества VMI для дистрибьютеров:
Создание и укрепление стратегических преимуществ за счет налаживания надежного канала поставок товаров при уменьшении объема инвестиций;
Сокращение времени и затрат на управление процессами пополнения товарно-материальных запасов и осуществления заказов;
Увеличение продаж за счет снижения отрицательного уровня запасов.
Планирование последовательного пополнения (CRP)

В оптовой и розничной торговле планирование последовательного пополнения (Continuous Replenishment Planning, CRP) является важным инструментом на стадии внедрения стратегии эффективной потребительской обратной связи (ECR). CRP и VMI — части одного процесса.

CRP — это практика партнерства между каналами дистрибьютеров, меняющая традиционный процесс пополнения и формирования заказов на поставку, основывающийся на штуках в заказе, на формирование заказов, основанных на прогнозируемом товарном спросе.

Система VMI — не для всех

Компания, внедряющая у себя систему VMI должна понимать, что она не сможет использовать её для всех своих клиентов. Целевыми должны быть ключевые клиенты компании с наибольшим товарным оборотом и высоким потенциалом роста. Также проект должен охватывать только клиентов с развитой ИТ-инфраструктурой, у которых существует целостная система учета запасов, продаж и поставок.

Основные требования внедрения системы VMI

Каждый этап внедрения имеет серьезное значение — игнорирование или невыполнение одного из шагов может повлечь серьезные сложности в работе системы VMI. Необходимо уделить достаточно времени для каждого шага внедрения системы. Перед началом внедрения очень важно быть уверенным в стабильной работе системы EDI или другого электронного канала обмена информацией между поставщиком и дистрибьютером.
Спонсорство процесса
Поскольку бизнес-парадигмы постоянно меняются, руководству компании необходимо принять жесткое решение о внедрении нового процесса. Решение о внедрении VMI должно быть спонсировано высшим руководством компании. И об этом стратегическом решении должно быть известно во всей компании. Руководство должно установить все расходы и трудовые затраты, которые понадобятся в процессе внедрения и обслуживания данной системы. Дистрибьютер также должен будет принять тот факт, что третья сторона управляет его запасами.
Осведомленность персонала
Все сотрудники, особенно те, кто непосредственно отвечает за управление запасом, должны быть погружены в детали проекта. Без их подтверждения проект не заработает. Сотрудники должны понимать, что VMI не выгоняет их с работы, а лишь высвобождает некоторое время, которое можно посвятить другим важным вещам. Сотрудники должны четко понимать, что именно означает VMI для компании и каковы причины ее внедрения.
Синхронизация данных
Синхронизация данных поставщика и дистрибьютера — это одно из важнейших преимуществ VMI. Синхронизация означает полное соответствие данных о товаре производителя с данными дистрибьютера. Остались ли устаревшие товары? Правильные ли артикульные номера? Правильно ли вводятся новые товары в базу данных дистрибьютера. Все изменения товарного каталога должны быть оперативно обновлены партнерам VMI. Очень важна правильная синхронизация данных как перед началом проекта, так и в течение дальнейшей работы.
Тестирование системы обмена информацией
Также очень важно выделить достаточно времени на тестирование системы обмена данными (например, EDI). Соответствует ли количество доступного товара на складе дистрибьютера информации у поставщика? Правильно ли обновляется информация о проданном товаре? Может понадобиться несколько попыток в тестировании системы EDI.
Утверждение и измерение
Дистрибьютор должен понимать методы и принципы расчета плана потребности, выполняемой поставщиком. У дистрибьютера не должно возникать вопроса «почему они нам столько отправили». Дополнительно должны быть установлены целевые показатели товарооборота, целостности заказов, уровня сервиса и др. Дистрибьютер должен регулярно отслеживать их соответствие фактическим показателям и реагировать на отклонения.
История точечных продаж
Дистрибьютер должен владеть историей точечных продаж, как минимум на последние 1−2 недели, чтобы поставщик имел оперативный доступ к данным. Данные должны регулярно и четко обновляться средствами электронных систем обмена данными (EDI).
Возможные риски внедрения системы VMI

Помимо явных преимуществ внедрение системы VMI накладывает определенные риски, которыми нужно быть готовым управлять:
Проблемы с системой обмена данными (EDI)
Тестирование системы EDI должно быть полным и долгим. Все ли данные передаются корректно? Все ли поля электронного сообщения корректно заполнены? Правильно ли воспринимает сообщения внутренняя учетная система?
Вовлеченность персонала
Нужно быть уверенным, что все вовлеченные отделы компании понимают и принимают новый процесс ведения бизнеса. Все вовлеченные люди должны прежде всего иметь желание действовать, а не просто быть обязанными участвовать в формировании нового процесса.
Промоактивность и скидки
Всё, что касается нерегулярных операций, должно своевременно и в полном объеме сообщаться поставщиком всем функциям, участвующим в процессе.
Клиентская база
Поставщик должен быть оперативно информирован о любых клиентах, новых или закрывающихся, а также о том, каким образом они влияют на продажи.
Избыток или дефицит товара
Между поставщиком и дистрибьютером должно быть достигнуто соглашение о порядке действий в случае возникновении товарного дефицита или избытка.
Время
Все стороны должны понимать, что VMI — это процесс, связанный с получением нового опыта, поэтому его невозможно стабилизировать в первый же день запуска. Возникновение ошибок неизбежно, и нужно быть готовыми к этому.
Этапы внедрения VMI

Программная технология VMI реализуется на следующих этапах:
1
Оценка готовности к реализации концепции VMI как со стороны производителя (организационная, материальная), так и со стороны дистрибьютеров (готовность предоставлять производителю актуальные и точные данные для анализа и планирования отгрузок).
2
Информирование о существенных условиях проекта и ожиданиях всех заинтересованных сторон. Разъяснение системы и принципов функционирования VMI.
3
Обеспечение поставщиком технических и организационных условий для надежной передачи, получения и использования информации.
4
Исследование, моделирование и оптимизация бизнес-процессов для наиболее эффективного функционирования внедряемой VMI-модели.
5
Внедрение VMI, оценка результатов, корректировка.
Схема процесса VMI

Технология предлагаемого программного обеспечения подразумевает следующий процесс работы VMI:
Сначала на основе программного центра анализа VMI происходят процессы создания кодов товарной номенклатуры, установки параметров пополнения, анализа исторических данных, прогнозирования спроса, ввода информации о промоакциях и непрогнозируемых всплесках продаж, вывода или замены устаревшей товарной номенклатуры.

Затем запускается циклический, автоматизированный программным обеспечением процесс VMI. Он начинается с формирования заказов на поставку, которые автоматически создаются на основе параметров пополнения. После происходит физическое пополнение запаса, продажа товара и обновление центра анализа VMI информацией о продажах через систему обмена электронными сообщениями (EDI). Далее цикл повторяется.


СЕОС успешно внедряет собственные решения по автоматизации и организации процессов на каждом этапе цепи поставок — от прогнозирования спроса и формирования заказов до пополнения, управления складским запасом и оптимизации каналов сбыта. Наша экспертиза и опыт в подготовке, запуске, интеграции самих VMI-проектов, а также связанных с ними процессов, позволяют компаниям-клиентам свести к минимуму практически все риски, получить значительные конкурентные преимущества и возможности существенно расширить свою долю на рынке.