Workforce Optimization
Оптимизация трудового персонала
Разработка операционной модели

Операционная модель позволяет определить реальную текущую потребность в персонале, а в сочетании с экспертной оценкой, историческими данными и планами продаж сформировать прогноз в потребности персонала, который будет максимально приближен к реальности.

Разработка операционной модели включает в себя:
1
Описание структуры компании.
2
Использование бизнес-факторов, таких как статистика продаж, количество клиентов, планируемые поставки.
3
Формирование перечней задач с постоянными и переменными трудовыми затратами.
4
Определение нормативов рабочего времени.
Построенная операционная модель работы компании используется для создания точных прогнозов потребности в персонале, моделировании сценариев «что-если».
Правильные люди в правильном месте в правильное время

Предоставление оптимального уровня услуг при минимальных затратах и поддержка мотивации персонала на высоком уровне являются важнейшими задачами для постоянной прибыльности и роста бизнеса.

Управление в ручном режиме расписаниями, договорами, сменами, рабочим временем и постоянно меняющимися потребностями представляет собой сложнейшую задачу, отнимающую массу времени и ресурсов. Решения в области оптимизации персонала и планирования расписаний обеспечивают лучшее управление одним из ценнейших ресурсов — сотрудниками.

Планирование расписаний является важнейшим элементом системы оптимизации персонала и планирования расписаний. Этот элемент позволяет быстро создавать расписания на основе как статических шаблонов (новогодняя неделя, обычная неделя), так и постоянно меняющихся бизнес-факторов, используя прогноз потребности в персонале. Использование данных о квалификации сотрудников, их предпочтениях и доступности в конкретное время позволяет планировать расписания, которые будут отвечать требованию «правильные люди в правильном месте в правильное время».

Современный метод к внедрению системы позволяет запустить систему планирования расписаний в течение нескольких недель.
Сокращение времени на планирование расписаний

Использование систем оптимизации расписаний позволяет в автоматическом режиме строить расписания, что существенно сокращает время на планирование персонала. Системы позволяют учитывать компетенции каждого сотрудника, условия трудового договора, требования законодательства, существующие трудовые стандарты.

Наглядная визуализация позволяет по-другому взглянуть на занятость персонала, выявить очевидно неоптимальные элементы в расписаниях.

Встроенные модули прогнозирования позволяют использовать статистические данные, информацию об операционной модели компании для составления прогнозов о будущей потребности в персонале и автоматического создания расписаний на их основе.

Отчётность позволяет понять, насколько изменения в расписаниях и правилах работы влияют на такие показатели как уровень сервиса и стоимость персонала.

Всё это позволяет в несколько раз (до 5−10 раз!) уменьшить время, необходимое для качественного планирования расписаний.
Экономия затрат на персонал

Планирование расписаний и автоматизация процесса планирования, а также управление временем и посещаемостью персонала позволяет добиться снижения затрат на персонал.

Используя оптимизацию расписаний на основе информации о компетенциях персонала, действительной потребности и нормативах рабочего времени позволяет добиться снижения расходов на персонал на 2−10%.

За счет постановки и автоматизации процесса планирования расписаний уходит в прошлое ручное управления сменами и расписаниями, снижаются затраты на администрирование.

Учет пожеланий сотрудников в системе планирования расписаний, возможности для запросов отгулов, отпусков, желаемых графиков работы повышает лояльность персонала, снижает риск потенциальных конфликтов. В конечном итоге, это снижает текучесть персонала, затраты на поиск и обучение новых сотрудников.

Использование системы позволит учитывать требования российского трудового законодательства в автоматическом режиме. Помимо этого, современная система отчетности позволит руководителям всех уровней вовремя получать необходимую информацию для принятия важных своевременных решений.
Баланс между уровнем сервиса и его стоимостью

Важной задачей, решаемой в каждой компании, является поиск и поддержание баланса между уровнем сервиса и расходами на персонал. Планирование большего количества персонала приводит к повышению уровня сервиса, но при этом и к увеличению фонда оплаты труда, что в свою очередь может негативно сказаться на P&L компании, так как ФОТ, как правило, является одним из самых больших расходных статей в компаниях. В свою очередь, экономия ФОТ может привести к снижению уровня сервиса, что создает угрозу потери продаж из-за низкого качества обслуживания клиентов. Невозможность удовлетворить потребности отдельных сотрудников создает риск увеличения текучести кадров.

Системы оптимизация персонала и планирования расписаний позволяют понять текущий уровень сервиса и затраты, необходимые на его поддержание, а также определить оптимальный баланс между уровнем сервиса и уровнем ФОТ.

Отчётность по ключевым показателям позволяет оперативно реагировать на изменения в уровне сервиса, бюджете ФОТ и оптимизировать расписания соответствующим образом.

Повышение лояльности персонала

Современные системы оптимизации персонала и планирования расписаний предлагают ряд возможностей, способных повысить лояльность персонала.

Используя телефон, интернет, мобильные приложения, киоски самообслуживания, сотрудники могут не только отмечать время работы, но и подтверждать свои смены, указывать желаемые графики работы. Помимо этого, самостоятельно запрашивать отгулы, отпуска, отмечать дни болезни.

Использование функционала «битва за смены» позволит устроить соревнование за лучшие смены — выставлять смены на «аукцион» — кто первый подтвердил, тот попадает в смену.

Это позволяет серьезно разгрузить менеджеров магазинов от рутинной работы управления персоналом, и, что не менее важно, вовлечь всех сотрудников в этот процесс, что повышает скорость принятия новой системы управления персоналом, мотивацию сотрудников и снижает текучку кадров. Сотрудники магазинов понимают, что процесс назначения смен с одной стороны является прозрачным, что все равны, с другой стороны они сами могут участвовать в этом процессе.